「我明明有回她 OK 啊，怎麼本子上沒寫？」
很多美髮店都遇過這種場面。客人準時到了，設計師卻正在做另一位，兩個人都說自己有約。
用紙本預約本加 LINE 接預約的店很多，這不是錯。真正的問題是：預約資訊散在好幾個地方——LINE 對話、紙本、設計師自己的手機、櫃台的便利貼。只要其中一個地方沒同步，就會漏。
漏洞一：改期只改了一邊
客人在 LINE 上說「改到週四好了」，回訊息的人答應了，卻忘了去改本子。週二原本的時段還留著，週四卻沒有記錄。
改法：規定「改期一定先改預約表，再回客人」。順序反過來，就會漏。
漏洞二：設計師各記各的
多位設計師的店，常見每個人用自己的方式接熟客預約。結果同一張椅子、同一位洗頭助理，在同一個時段被約了兩次。
改法：不管誰接的預約，最後都要寫進同一份表。設計師可以自己接，但不能只記在自己手機裡。
漏洞三：只寫時間，不寫做什麼
「14:00 林小姐」看起來很清楚，但她要剪髮還是全頭染燙，佔用的時間差非常多。下一位該約幾點，沒有人知道。
改法：接預約當下就問清楚要做的項目，並寫上預估結束時間。
漏洞四：名字重複、只寫暱稱
「小美」「Amy」「林小姐」可能是同一個人，也可能是三個人。要找上次的配方或聯絡她改期時，才發現對不上。
改法：預約至少記「姓名＋電話末幾碼」，熟客統一用同一個名字。
漏洞五：收工後才補記
忙的時候先在 LINE 回「好」，想說晚點再寫。晚點通常就忘了。
改法：回覆前先記，記完再回。忙到真的沒空時，也至少先把對話標記起來。
接預約當下，記這五個欄位就夠
| 欄位 | 為什麼要記 |
|---|---|
| 姓名＋電話 | 確認是誰，必要時能聯絡 |
| 服務項目 | 決定佔多久時間 |
| 設計師 | 是否指定、誰負責 |
| 開始時間 | 排進當天的時段 |
| 預估結束時間 | 下一位能從幾點開始約 |
LINE 繼續當溝通管道沒問題，只是它不是預約表。預約表只能有一份，所有人都看同一份。
可以直接用的確認訊息
接完預約，回一則固定格式的確認，客人也比較不會記錯：
「好的，幫您預約 11/12（四）下午 2:00，由 Vivi 為您服務，項目是剪髮＋染髮，大約到 5:00。如需改期，請提早跟我們說，謝謝您！」
從紙本換成系統，可以這樣過渡
- 先搬未來兩週的預約：過去的不急，先確保接下來不漏。
- 並行一週：紙本照寫，系統也照輸入，讓大家習慣。
- 指定一位負責人：這一週有疑問都問同一個人。
- 停用紙本：確認大家都能從系統查到預約，就把紙本收起來，避免兩份並存。
最常見的失敗是「兩套一直並行」。並行太久，大家會回到比較熟悉的那一套。
在實力派裡怎麼做
- 新增預約時選服務項目和服務人員，服務時間依項目設定
- 新客人可以在預約流程中快速新增，必填只有姓名和電話
- 預約前會推播提醒給負責的員工，讓設計師知道下一位快到了
- 設計師用自己的手機就能查預約與會員，不在櫃台時也看得到自己的預約
預約不是聊天紀錄，是店裡每天都要看的工作表。
