「跟上次一樣就好。」
這句話對美髮設計師來說，可能是最輕鬆的一句，也可能是最可怕的一句。如果上次是三個月前、配方沒記、照片找不到，「一樣」就只能靠印象。
美髮熟客會回來，很大一部分是因為這家店記得我。這篇整理會員資料該記什麼、怎麼記，讓不管是同一位設計師還是代班的人，都接得上。
為什麼美髮特別需要服務紀錄
- 週期長：染燙常常隔好幾週才回來，很難全靠記憶。
- 細節多：色號、比例、上色時間、燙捲大小，差一點結果就不一樣。
- 會換人：設計師休假、離職、客人改約別人，紀錄是最可靠的交接方式。
必記的五類內容
1. 基本聯絡 姓名、電話、生日。這是找得到人、認得出人的基礎。
2. 頭髮與頭皮狀況 髮質、髮量、受損程度、頭皮是否敏感。每次可以簡短更新。
3. 這次做了什麼 項目、使用的產品或配方、時間、設計師。染髮建議寫到下次能照著做的程度。
4. 過敏與禁忌 對某些藥劑過敏、不能久坐、不喜歡太燙的水。這類資訊寫在最顯眼的地方。
5. 偏好與習慣 喜歡聊天還是安靜、習慣的飲料、常約的時段、通常多久回來一次。這些小事讓客人覺得被記得。
一則服務紀錄可以這樣寫
固定用同樣的格式，大家寫起來快、看起來也快：
- 日期：11/12
- 設計師：Vivi
- 項目：剪髮＋全頭染
- 配方：（寫店內慣用的色號與比例）
- 狀況：髮尾乾，建議下次加護髮
- 下次：預計年底回來補染，已約 12/20
最後一行「下次」很重要。它把這次的服務跟下一次的預約連在一起。
照片怎麼拍才有用
- 同一個角度：正面、側面、後面各一張，每次都拍一樣的位置。
- 同樣的光線：盡量在同一個位置拍，顏色才比得出差異。
- 做完當下拍：不要等客人走了才想到。
- 先取得同意：照片是為了下次服務參考。要拿去發文或做宣傳，一定要另外問過客人。
誰能看、誰能改
會員資料裡有電話、生日，也有客人的照片。店裡有員工、有共用平板時，要想清楚：
- 完整電話是不是每個人都需要看到？
- 員工能不能看到所有客人，還是只看到自己服務過的？
- 離職員工的帳號有沒有及時停用？
常見的三個錯誤
- 只寫感覺：「人很好、很好聊」對下次服務幫助不大，配方和狀況才是重點。
- 記在設計師私人手機：人走了，紀錄也跟著走。
- 照片丟在手機相簿：要找的時候翻不到，等於沒拍。
在實力派裡怎麼記
- 會員詳情頁有「會員備註」，可以逐筆新增文字紀錄
- 「相簿」可以為每位客人建相簿、上傳照片並加備註；雲端相簿全店共用額度，基本版 200 張、專業版 1,000 張
- 在店裡共用的平板上，會員電話預設只顯示末四碼，要看完整資料需要老闆核准
- 專業版可以設定員工只看得到自己服務過的客人
紀錄不是為了留檔，是為了下一次能說出：「上次幫你染的那個顏色，這次要不要再亮一點？」
